タワーマンションの取引では、多くの書類が必要になります。最近では、書類の電磁的記録を用いた取引が増えており、取引の効率化が進んでいます。この記事では、タワーマンション取引における電磁的記録の仕組み、メリットと注意点、手続き方法、そして書類を管理する際のポイントについて詳しく解説します。ちなみにこれは、2022年5月に改正された宅建業法に基づいています！
重要参考：宅建業法改正の概要（不動産取引における押印・書面の見直し）
タワーマンション取引での電磁的記録とは？その仕組みを解説
タワーマンションの取引における「電磁的記録」とは、従来の紙の書類に代わって、電子データを用いた取引書類の記録方法です。不動産取引では、契約書や重要事項説明書など、多くの書類が発行されますが、電磁的記録を利用することで、これらの書類を電子ファイルとして作成、保管、共有することができます。
この仕組みの中核となるのは、電子署名やタイムスタンプ技術です。
これにより、書類の改ざん防止や信頼性の担保が可能になります。電子署名は、契約者の認証を行い、書類が正当なものであることを証明するものです。一方、タイムスタンプは書類が作成された日時を証明する役割を果たします。これらの技術を活用することで、電磁的記録の安全性や法的効力が担保され、紙の書類と同様に信頼できる取引が行えるのです。
タワーマンションの取引において、これらの電磁的記録は、インターネットを介して関係者全員と簡単に共有できるため、遠隔地での取引や多忙なスケジュールでも迅速な契約手続きを実現します。また、取引関係者がリアルタイムで進捗を確認できるため、取引の透明性も向上します。
ちなみに、これによって、以下書類に対しての、宅建士の押印義務もなくなりました。
・不動産の売買、媒介、代理契約等の締結時交付書面
・重要事項説明書
電磁的方法による書面の交付が可能になったのは
電磁的方法による書面の交付が可能になったのは、以下の書面です。
・不動産売買そして交換の媒介、代理契約締結時の交付書面
・指定流通機構への登録を証明する交付書面
・重要事項説明書
・37条書面
宅建業者が不動産の媒介・代理契約を締結した際、契約してる依頼者に対して希望取引価額・報酬などの情報を記載した書面を交付するのは、電子取引で良くなりました。なお、気を付けないといけないのは、不動産賃貸の媒介契約締結時には、元から書面の交付義務がないのです。これは忘れずにですね。宅建業者の説明になりますが、宅建士がする義務もありません。
タワーマンション取引における電磁的記録のメリットと注意点
電磁的記録を利用することで、タワーマンションの取引は効率的に進行します。
ペーパーレス化によるコスト削減が挙げられます。書類の印刷や郵送にかかるコストが削減されるため、取引コスト全体の削減に貢献します。郵送でない分、スピードもアップしますね。契約書や重要事項説明書などがすべて電子ファイルとして管理されるため、書類の紛失リスクも低減します。
記述しましたが、スピードがあがるので、取引全体の迅速化も大きなメリットです。電磁的記録を活用することで、関係者間での書類のやり取りがインターネット上で行えるため、物理的な移動や郵送の手間が省けます。これにより、時間がかかる書類のやり取りが短縮され、契約締結までのスピードが大幅に向上します。遠隔地の売買や、忙しいビジネスマンにとって非常に便利な手段です。
注意点としては、システムの信頼性や電子データの取り扱い、そして、誰もができるのか？という点が挙げられます。万が一システム障害やデータ破損が発生した場合、書類が閲覧できなくなるリスクがあります。また、電子データの保存方法や管理が適切でない場合、データの流出や不正利用の危険性もあるため、セキュリティ対策が必要です。環境もそうですね。PC環境がないと、結構大変ですね。BtoB取引にはとってもいいと思いますが。
さらに、電磁的記録を利用するためには、全ての取引関係者がその仕組みを理解し、電子署名やタイムスタンプの技術を受け入れることが求められます。これに慣れていない人がいる場合は、使い方の説明やサポートが必要です。
電磁的記録を活用したタワーマンション売買の手続き方法
タワーマンションの取引で電磁的記録を活用する場合、まずは電子署名サービスを提供する業者を利用します。電子署名サービスは、契約書や重要事項説明書に電子署名を付与することで、法的効力を持つ書類にするものです。このサービスを使うと、契約書の作成から署名、保存までの一連の手続きがすべてオンラインで完結します。具体的な話でいうと、クラウドサインとか、GMOサインとかですね。
手続きの流れは、不動産業者や売買契約者が、契約書や重要事項説明書を電子ファイルとして作成します。その後、電子署名を付与し、取引関係者に送信します。取引関係者は、内容を確認し、電子署名を行って契約を締結します。このプロセスは、通常の紙の契約書に署名をするのと同じ法的効力を持つため、安心して取引が進められます。
タイムスタンプが付与されることで、書類がいつ作成されたかや、改ざんされていないことが証明されます。これにより、取引の信頼性がさらに高まります。電子署名やタイムスタンプを活用した取引は、遠隔地の売買や、タワーマンションの投資案件などでも便利で、短期間での契約締結が可能です。
この手のサービスの強みの1つは、バックアップですね。電子ファイルはクラウド上で安全に保存されるため、紙の書類のように物理的に保管スペースを取る必要もなく、紛失リスクも少なくなります。取引が終わった後も、関係者が必要に応じていつでもアクセスできる点も大きな利点です。
タワーマンション取引書類を電磁的記録で管理する際のポイント
タワーマンション取引における書類を電磁的記録で管理する際には、いくつかの重要なポイントがあります。
この手の話で重要視される、セキュリティ対策が最優先です。電磁的記録を使用する場合、電子データが外部に漏れたり、不正にアクセスされるリスクがあるため、強固なセキュリティ対策を講じることが重要です。クラウドサービスを利用する場合は、信頼性の高い業者を選び、データの暗号化や二要素認証などのセキュリティ機能が備わっているか確認することが必要です。
忘れられがちな、データのバックアップ体制も不可欠です。万が一システム障害やデータ破損が発生した場合に備えて、定期的にバックアップを取ることが推奨されます。バックアップをクラウドや外部のストレージに保存しておくことで、トラブルが発生しても迅速に復旧できる体制を整えることが重要です。
法的な要件を満たすかどうかの確認も必要です。電磁的記録は法的に有効な取引手段ですが、電子署名やタイムスタンプなどの技術を正しく活用し、法律に従って手続きを行うことが求められます。法的な要件を満たさない場合、契約が無効になるリスクがあるため、専門家のアドバイスを受けながら進めることも一つの方法です。
そして、PCなどの環境もあるので、取引関係者全員の同意を得ることも重要です。電磁的記録を利用するためには、取引関係者全員がその方法に同意し、電子署名の仕組みに慣れていることが求められます。事前に説明を行い、全員が納得した上で手続きを進めることが大切です。
まとめ タワーマンションの取引における電磁的記録の活用
タワーマンションの取引における電磁的記録の活用は、効率化とコスト削減に大きく貢献します。ペーパーレスの世界につながっていきますしね。ですが、セキュリティや法的要件の確認が重要です。全関係者の同意を得て、安全に進めることで、スムーズな取引が可能になります
